Con l’introduzione della PEC, si presenta anche il problema dell’archiviazione dei messaggi contenuti sulla stessa al momento della sua cancellazione (ove per “messaggi” si intende sia la posta inviata, sia quella ricevuta, sia le ricevute di invio e consegna dei singoli messaggi).
Se per una casella email “ordinaria” il problema dell’archiviazione è solo tecnico, e può venir risolto in molti modi differenti, per la PEC bisogna considerare il formato ed il valore particolare dei messaggi.
Inoltre, quando si tratta di una PEC professionale (legata quindi ad una attività aziendale o professionale), non bisogna dimenticare i dettami dell’art. 2220 C.C.:
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti. Le scritture e documenti di cui al presente articolo possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti
Per l’archiviazione dei messaggi PEC non ci si può quindi limitare agli usuali strumenti di archiviazione, ma è indispensabile ricorrere a strumenti per la cosiddetta conservazione documentale sostitutiva.
La conservazione documentale sostitutiva comporta però ingenti sforzi (tecnologici, organizzativi ed economici), per essere implementata all’interno di un’azienda; e si tratta di uno sforzo del tutto sproporzionato, se il fine è solo quello di archiviare i messaggi PEC di una o più caselle.
Ed anche ricorrere a soluzioni esterne in outsourcing per la conservazione documentale sostitutiva comporta parimenti investimenti cospicui, spesso del tutto sproporzionati.
La soluzione?
A meno che non si disponga già di un qualche strumento di conservazione documentale sostitutiva, e nel caso il numero di caselle da archiviare sia limitato (minore di trenta), paradossalmente la soluzione più semplice ed economica è quella di NON cancellare le caselle non più necessarie, ma di mantenerle attive per 10 anni dopo la cessazione delle stesse.
In questo caso sarà infatti il provider che – come avviene per i servizi normalmente attivi – provvederà a garantire la conservazione dei contenuti della casella.
NOTA PER LIQUIDATORI DI AZIENDE CESSATE E CURATORI FALLIMENTARI
In merito all’archiviazione dei contenuti di caselle PEC riconducibili ad aziende cessate (liquidate, fallite ecc.), possiamo provvedere alla conservazione delle stesse per il termine obbligatorio di dieci anni, come sopra indicato.
Per venire incontro alla necessità di introdurre i relativi costi in maniera unitaria nel bilancio di chiusura, possiamo procedere in tali casi al rinnovo anticipato per 10 anni.
Si prega in tal caso di contattarci a mezzo ticket per ottenere un preventivo specifico.
